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プロンプト手帖

01メール返信を考える

日程変更の返信メールをAIで作るプロンプト

取引先からの日程変更依頼に返信するメールの文面をAIが作成します。相手との関係、元の日程、変更後の希望を入力するだけで、了承・代替提案・確認中の連絡など場面に合った返信が得られます。

こんな時に

取引先から打ち合わせの日程変更を頼まれ、提示された候補から一つを選んで返信したい。あるいは候補が合わず代替日時を伝えたい、自分の都合で変更をお願いしたいなど、日程変更にまつわる返信を今日中に送る必要がある。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたはビジネスメールの作成を手伝うアシスタントです。以下の情報をもとに、日程変更に関する返信メールの本文を作成してください。 # 状況 - 相手との関係：取引先の株式会社山田商事 営業部 佐藤一郎様（自分は株式会社丸山製作所 営業部 田中健太） - 元の予定：7月8日（火）15時〜 製品説明の打ち合わせ - 相手からの変更依頼または自分の変更希望：先方から「社内の都合で日程を変更したい。7月10日（木）14時または7月11日（金）15時はいかがでしょうか」と連絡があった - 返信で伝えたいこと：7月10日（木）14時で問題ないので了承を伝えたい。当日の持ち物や議題があれば事前に共有してほしい旨も添えたい # 条件 - 件名と本文の両方を出力すること。本文には自社名・差出人名・相手の会社名と名前を省略せず入れること。 - まず日程変更の連絡へのお礼、または自分から変更をお願いする場合は簡潔なお詫びを述べる。 - 了承する日時や提案する代替日時は、月日・曜日・開始時刻を具体的に書く。「その日程で大丈夫です」だけで終えない。 - 候補がすべて合わない場合は、断るだけで終えず、こちらから代替の日時候補を示す。 - すぐに回答できない場合は、確認中であることと回答予定日を明記する。 - 謝罪や理由説明は簡潔にとどめ、要点が埋もれないようにする。 - 入力にない事実や理由を補わない。変更理由が入力されていなければ省略する。 - メール本文だけを出力し、メール外の注記や補足説明は付けない。 - 敬語は丁寧語を基本とし、二重敬語を使わない。文体は 丁寧 で統一する。 - 本文は200〜350字程度にまとめる。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：7月10日（木）製品説明のお打ち合わせについて

株式会社山田商事
営業部　佐藤一郎様

いつもお世話になっております。
株式会社丸山製作所 営業部の田中健太です。

7月8日（火）15時から予定しておりました製品説明のお打ち合わせについて、日程変更のご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご提案いただきました7月10日（木）14時からで問題ございません。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

また、当日の持ち物や予定されている議題などがございましたら、事前に共有いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

使い方のコツ

  1. 01「返信で伝えたいこと」に「候補がすべて合わないので、7月14日（月）午前と7月15日（火）午後を提案したい」のように書くと、代替日時を提案する返信が作れます。
  2. 02自分の都合で日程変更をお願いする場合は「変更依頼」欄に理由と代替候補を書き、「返信で伝えたいこと」を「お詫びと代替日時の提案」にしてください。
  3. 03社内確認が必要ですぐ返事できないときは「返信で伝えたいこと」に「確認中であること、7月5日までに回答する旨を伝えたい」と書くと、つなぎの返信が作れます。
  4. 04出力された日付と曜日が合っているか、カレンダーで必ず確認してから送信してください。AIは曜日を間違えることがあります。
  5. 05文体を「ややカジュアル」に変えると、社内や親しい取引先向けのやわらかい表現になります。

よくある質問

Q.相手から日程変更を頼まれたとき、最初に何を伝えればよい？
A.まず日程変更の連絡へのお礼を伝え、了承する旨を書きます。相手が恐縮している様子であれば「お気になさらずに」といった一言を添えると、やり取りがスムーズになります。
Q.提示された候補がすべて合わない場合、どう返信すればよい？
A.都合がつかない旨を伝えるだけで終えず、自分が対応できる代替の日時候補を示してください。相手に再提案の負担をかけずに済み、調整が早くまとまります。
Q.自分の都合で日程変更をお願いするとき、理由はどこまで書くべき？
A.理由は必要に応じて短く伝える程度で十分です。長い説明は要点を見えにくくするので、お詫び・変更理由・代替候補を簡潔に整理しましょう。AIに作らせる場合も、入力していない理由を勝手に追加しないよう注意してください。
Q.AIで作った返信をそのまま送ってよい？
A.送信前に、日付と曜日の一致、自社名や差出人名が正しく入っているか、入力していない理由や事実が追加されていないかを確認してください。特に曜日の誤りはAIによくあるミスです。