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プロンプト手帖

01メール下書きを作る

取引先との打ち合わせの日程調整メールをAIで作るプロンプト

取引先に打ち合わせの候補日時を示し、日程調整を依頼するメールの下書きをAIが作ります。件名、候補日時、所要時間と開催形式、返信期限などを入れるだけで、そのまま送れる丁寧な文面になります。

こんな時に

新しい提案のために、取引先の担当者と打ち合わせの時間をもらいたい。失礼のない文面で、3つほど候補日時を示して打診しなければならない。今日中に送って、来週のうちに日程を確定させたい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたは日本企業の営業担当者の文章を整える、ビジネスメールの編集者です。取引先に送る、打ち合わせの日程調整メールの下書きを作ってください。 # 状況 - 送り先:株式会社ハルカ工業 購買部 山本 恵様 - 打ち合わせの件名・案件名:事務用品の年間契約に関するご提案 - 候補日時: ・6月10日(火)14:00〜 ・6月12日(木)10:30〜 ・6月13日(金)16:00〜 - 所要時間と開催形式:1時間程度、オンライン(Zoom) - 返信の希望期限:6月5日(木)17時まで - 当日の自社参加者(差出人は一人目の方):営業部 田中 一郎、技術部 佐藤 美咲の2名 # 条件 - 社外の取引先向けの丁寧な敬語で書く。二重敬語は避ける。 - 件名を最初に1行で書く。案件名と「打ち合わせのお願い」など、目的が一目でわかる簡潔な件名にする。 - 本文は、冒頭の挨拶、用件、候補日時、所要時間と開催形式、自社の参加者、返信期限、結びの順にする。 - 候補日時は入力のとおり箇条書きにし、日時を足したり変えたりしない。 - 返信期限は、候補日時を仮押さえしている旨を添えて伝える。 - 候補日時で合わない場合は、別のご都合を気兼ねなくお知らせいただきたい旨を一言添える。 - 本文は350字前後にし、適度に改行して読みやすくする。 - 入力にない情報は書き足さない。 # 出力の形 件名と本文だけを出力する。前置きや解説は書かない。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：事務用品の年間契約に関するご提案のお打ち合わせのお願い

株式会社ハルカ工業
購買部　山本 恵様

いつもお世話になっております。営業部の田中一郎です。

事務用品の年間契約に関するご提案について、お打ち合わせの機会をいただきたく、ご連絡いたしました。以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

・6月10日(火)14:00〜
・6月12日(木)10:30〜
・6月13日(金)16:00〜

お打ち合わせは1時間程度を予定しており、オンライン（Zoom）での開催となります。当日は、営業部の田中一郎と技術部の佐藤美咲の2名で参加いたします。

候補日時は仮押さえしておりますので、恐れ入りますが、6月5日(木)17時までにご都合をお知らせいただけますでしょうか。候補日時でご都合が合わない場合は、別のご都合を気兼ねなくお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

使い方のコツ

  1. 01候補日時は「来週の午後」のようにぼかさず、日付・曜日・開始時刻まで書くと、相手が選びやすくなります。
  2. 02候補は3〜5つにして、日付や時間帯を分けて入れてください。1つだけだと、やり取りの往復が増えやすくなります。
  3. 03できあがった文面に「もう少し短くして」「結びをやわらかくして」と頼めば、そのまま調整できます。
  4. 04相手が役職者の場合は、条件に「先方のご都合を最優先する姿勢が伝わる書き方にする」と足してみてください。
  5. 05オンラインの場合は、開催形式の欄にツール名まで書くと、AIが本文に自然に入れてくれます。

よくある質問

Q.相手から提示された候補日時で都合がつかないときは、どう返信すればよいですか?
A.提示いただいた日時では難しい旨を簡潔に伝え、こちらから別の候補日時を挙げると角が立ちにくく、往復も減らせます。このプロンプトの候補日時の欄に自分の都合のよい日時を入れ、冒頭に「再調整のお願い」と一言足して使ってください。
Q.社外の役職者や重役に、こちらから候補日時を示しても失礼になりませんか?
A.失礼のない文面で、相手が選べるよう複数の候補を示せば、日程を決めやすくなります。条件に「先方のご都合を最優先する書き方にする」と足すと、より丁寧な印象になります。
Q.日程調整ツールや予約ページのリンクを送るときの注意点はありますか?
A.URLだけを送らず、打ち合わせの目的と所要時間を本文に書いておくと、相手に不親切な印象を与えません。カレンダーや予約画面を共有する場合は、他の予定の内容が相手に見えない設定かどうかも事前に確認してください。