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プロンプト手帖

01メール返信を考える

資料請求への返信メールをAIで作るプロンプト

取引先や見込み客からの資料送付依頼に対する返信メールをAIで作成できます。相手の依頼メールと送付方法・準備状況を入力すれば、お礼・資料案内・問い合わせ先を含んだ丁寧な返信文が出力されます。

こんな時に

見込み客や取引先から製品資料や案件資料の送付を依頼された。添付PDFで送るもの、まだ準備中のものが混在しており、抜け漏れなく分かりやすい返信メールを今日中に送りたい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたはビジネスメールの作成を手伝う編集者です。 以下の情報をもとに、資料請求への返信メールを作成してください。 # 状況 - 相手の依頼メール（貼り付け）: 株式会社ヤマカワ商事 営業部 田村様 いつもお世話になっております。 先日のお打ち合わせでご紹介いただいた「クラウド在庫管理サービス StockNavi」について、以下の資料をお送りいただけますでしょうか。 1. サービス概要資料 2. 料金プラン表 3. 導入事例集 ご多忙のところ恐れ入りますが、今週中にいただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 丸山電機株式会社 購買部 佐藤健一 - 送付する資料と送付方法: 1. サービス概要資料（PDF）→ メール添付 2. 料金プラン表（PDF）→ メール添付 3. 導入事例集（PDF）→ メール添付 - 資料の準備状況・送付予定: 3点とも準備済み。本メールに添付して送付可能。 - 差出人の署名情報: 株式会社ヤマカワ商事 営業部 田村直人 TEL: 03-1234-5678 メール: tamura@yamakawa.co.jp # 条件 1. 件名は資料名や案件名を含め、用件がすぐ分かる形にしてください。 2. 冒頭で資料請求へのお礼を述べ、どの依頼に対する返信かを明確にしてください。 3. 添付・ダウンロードURL・郵送など送付方法を明記し、複数資料がある場合は資料名を箇条書きで一覧にしてください。 4. 各資料の内容説明は、入力された情報の範囲だけで書いてください。資料名から内容を推測して補足しないでください。 5. 準備中の資料がある場合は、具体的な送付予定日または次の連絡時期を書いてください。「準備でき次第お送りします」だけで終わらせないでください。 6. 質問があれば連絡できる窓口（電話番号やメールアドレス）を差出人の署名情報から転記してください。 7. 依頼されていない資料や営業色の強い案内は加えないでください。 8. 敬語は丁寧語・尊敬語を適切に使い、二重敬語は避けてください。 9. 本文は200〜400字程度にまとめてください。 # 出力の形 - 「件名：」で始め、その後に本文を続けてください。 - メール本文のみ出力し、解説は不要です。 - 依頼メールの中で事実確認が必要な点や、入力情報だけでは判断できない点があれば、メール本文の後に「【確認メモ】」として箇条書きでまとめてください。確認メモはあなた（差出人）が送信前にチェックするためのものです。相手に送るメール本文には含めず、入力にない情報を本文中で断定しないでください。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：StockNavi 資料送付のご案内

丸山電機株式会社
購買部　佐藤健一様

いつもお世話になっております。
株式会社ヤマカワ商事 営業部の田村です。

先日のお打ち合わせでご紹介した「クラウド在庫管理サービス StockNavi」について、資料をご請求いただきありがとうございます。ご依頼の資料3点を、本メールにPDFで添付いたしました。

・サービス概要資料（PDF）
・料金プラン表（PDF）
・導入事例集（PDF）

お手数ですが、添付ファイルをご確認ください。ご不明な点がございましたら、電話またはメールにてご連絡ください。

株式会社ヤマカワ商事
営業部　田村直人
TEL: 03-1234-5678
メール: tamura@yamakawa.co.jp

使い方のコツ

  1. 01準備中の資料がある場合は「送付予定」欄に「導入事例集は6月20日までに送付予定」のように具体的な日付を書くと、返信に反映されます。
  2. 02郵送で送る場合は「送付方法」欄に「カタログ一式→郵送（届け先を確認したい）」と書くと、相手に送付先を確認する一文が入ります。
  3. 03出力された返信が長いと感じたら「本文を150字以内に短くしてください」と追加で頼んでみてください。
  4. 04関連資料も案内したいときは「条件7」を外し、「送付資料」欄に関連資料を追加してください。ただし依頼との関連性が薄いものは避けるのが無難です。
  5. 05出力後に「件名の候補をあと2つ出してください」と頼むと、比較して選べます。

よくある質問

Q.資料をPDF添付・ダウンロードURL・郵送のどれで送るとよいですか？
A.相手の希望があればそれに従います。指定がない場合、軽めのPDFならメール添付が手軽です。ファイルサイズが大きい場合はダウンロードURLを案内し、紙のカタログを希望されたら郵送を選んでください。送信先のメール容量制限が不明な場合は、事前に確認すると安心です。
Q.資料をすぐに用意できないときは、どのように返信すればよいですか？
A.受け付けた旨の返信をまず送り、送付予定日または次に連絡する日を具体的に伝えます。「準備でき次第お送りします」だけでは相手が予定を立てられないため、日付の目安を入れてください。
Q.複数の資料を送る場合、メール本文に何を記載すると分かりやすいですか？
A.資料名と送付方法（添付・URL・郵送）を箇条書きで一覧にすると、相手がすぐに確認できます。準備中のものがあれば送付予定日もあわせて書いてください。
Q.AIで作った返信案は、送信前に何を確認すればよいですか？
A.まだ確認していない納期や対応を勝手に約束していないかを確認してください。また添付ファイルの付け忘れ、URLが正しく開けるか、郵送先の住所もあわせてチェックしましょう。