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プロンプト手帖

01メール返信を考える

問い合わせへの返信メール文例をChatGPTで作るプロンプト

顧客からの問い合わせに返信するメールの下書きをAIで作るプロンプトです。問い合わせ本文と、社内で確認できた事実、足りない情報を入れると、質問への回答と相手への確認事項を整理した文面が返ってきます。

こんな時に

営業課の担当者として、取引先から仕様と納期と見積もりを一度に尋ねるメールを受け取った。ただ、希望数の一部しか在庫がなく、残りの入荷時期はまだ分からない。質問に漏れがないよう、角を立てずに今日中に返信したい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたは、顧客対応に慣れた法人営業のアシスタントです。下の情報をもとに、お客様への返信メールの下書きを作ってください。 # 状況 ・お客様と問い合わせ対象：株式会社ミナト商会 営業部の青山様。業務用ラベルプリンター「LP-200」について ・届いた問い合わせ本文： LP-200の対応用紙幅は何mmまでですか。また、来月10日までに10台を納品していただけますか。あわせて見積書も送ってください。 ・社内で確認できている事実： ・LP-200の対応用紙幅は最大100mm（仕様書に記載） ・現在の在庫は5台で、来月10日までに納品できる ・見積書は営業担当が作成して送付する（作成の着手状況と送付日は未確認） ・まだ分かっていない情報： 在庫を超える残り5台の入荷時期（仕入先に確認中） ・お断りや調整が必要な場合に出せる代替案： 先に在庫の5台を納品し、残りは入荷時期が分かり次第ご連絡する分納案 # 条件 - 冒頭で、問い合わせへのお礼を一文で述べる。 - 問い合わせを質問ごとに分け、相手の質問を短く要約してから、番号を付けて順に答える。漏れがないようにする。 - 断定してよいのは「社内で確認できている事実」に書かれたことだけ。納期や価格を推測で書かず、勝手な約束もしない。 - 事実に書かれていない進捗や時期を作らない。「作成を進めております」「完成次第」「近日中に」などは、事実にない限り書かない。事実の言い回しの範囲で書く。 - 「まだ分かっていない情報」は推測で埋めない。確認中であること、分かり次第連絡することを書く。相手に教えてほしい事項があれば、その点も書く。 - 対応できない点は否定的な言い方を避ける。できることを先に伝え、そのうえで代替案を添える。 - 相手が次に知りたくなりそうなことを想定し、上の事実で答えられるものは先回りして添える。 - 敬語は丁寧で自然なものにし、二重敬語は使わない。前置きは短くして、結論を先に書く。 - 本文は400字程度。署名は入れず「（署名）」とだけ書く。 # 出力の形 1. 件名 2. 本文（宛名から結びの挨拶まで） 3. 送信前に人が確認すべき点（氏名・数値・事実にない約束や進捗を書いていないか）を2〜3個の箇条書きで
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

  1. 件名
    LP-200の仕様・納期・お見積りについて

  2. 本文
    株式会社ミナト商会
    営業部　青山様

このたびは、LP-200についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。

  1. 対応用紙幅について
    仕様書上、最大100mmまで対応しております。

  2. 来月10日までの10台納品について
    現在、在庫の5台は来月10日までに納品可能です。残り5台の入荷時期は仕入先に確認中のため、分かり次第ご連絡いたします。先に在庫の5台を納品し、残りを入荷後にお届けする分納も可能です。こちらの方法でよろしければお知らせください。

  3. お見積書について
    営業担当が作成して送付いたします。作成状況と送付日は確認のうえ、改めてご連絡いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

  1. 送信前に人が確認すべき点
  • 宛名の会社名・部署名・氏名が正しいか
  • 対応用紙幅「最大100mm」と、在庫5台の納品可能時期に誤りがないか
  • 見積書の作成状況・送付日について、未確認の進捗や時期を加えていないか

使い方のコツ

  1. 01「社内で確認できている事実」には、仕様書や在庫表で裏が取れたことだけを書きます。作業の進み具合や送付日など、確認していないことは書かずに「未確認」と添えるか、「まだ分かっていない情報」へ回します。
  2. 02問い合わせ本文は、要約せずメールをそのまま貼ります。質問が複数あっても、AIが項目ごとに分けて答えてくれます。
  3. 03文面が長いと感じたら、「前置きをさらに短くして、結論を最初の2文に入れてください」と追加で頼みます。
  4. 04お断りの印象が強いときは、「できることを先に伝える書き方に直してください」と頼むと、言い回しが和らぎます。
  5. 05送る前に、出力の最後にある確認点を使って、宛名や数値が合っているか、事実にない進捗や約束を書いていないかを自分の目で見ます。

よくある質問

Q.問い合わせメールを受け取ってから返信するまでの時間目安はどのくらいですか？
A.目安は会社や業務のルールによって変わるため、まず自社の決まりを確認してください。大切なのは、調べるのに時間がかかる場合でも、受け付けたという連絡を入れずに放置しないことです。
Q.社内確認に時間がかかりすぐに回答できない場合、どのような一次返信を送るべきですか？
A.問い合わせへのお礼と、確認中であることを先に伝えます。分かっている範囲の回答があれば添え、分かり次第連絡する旨を書けば、相手を不安にさせにくくなります。このプロンプトでは、分かっていない内容を「まだ分かっていない情報」に入れてください。
Q.顧客の要望に応えられずお断りする際、好印象を保つにはどう書けばよいですか？
A.「できません」と言い切らず、できることを先に伝える肯定的な言い回しにします。そのうえで代替案を添えると、角が立ちにくくなります。代替案は「出せる代替案」の欄に入れてください。