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プロンプト手帖

01メール返信を考える

仕事の依頼を断る返信メールをAIで作るプロンプト

取引先や顧客からの依頼を丁寧に断る返信メールを作れるプロンプトです。依頼内容・断る理由・代替案などを入力すると、感謝と今後の関係に配慮した文面が仕上がります。

こんな時に

取引先から新しい業務や対応の依頼を受けたが、社内の優先順位や時期の問題で引き受けられない。今後の関係は保ちたいので、失礼のない断りの返信を今日中に送りたい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたはビジネスメールの作成に慣れた日本企業の会社員です。 以下の状況をもとに、依頼を断る返信メールを作成してください。 # 状況 - 宛先と差出人：宛先：丸山商事株式会社 営業部 佐藤一郎様 差出人：青葉物産株式会社 営業部 田中太郎 - 相手からの依頼内容：2025年8月開始の販促キャンペーン用資材の追加制作（チラシ500部・ポスター50部）を依頼された - 伝えてよい断る理由：同時期に社内の大型案件が重なっており、8月までに制作体制を確保できないため - 提示できる代替案（なければ「なし」）：9月以降であれば制作体制が整う見込みのため、時期をずらしてのご依頼は対応可能 # 条件 - 構成は「件名 → 宛名 → 挨拶 → 依頼へのお礼 → 断る結論 → 理由（簡潔に） → 代替案（ある場合のみ） → 今後の関係への一言 → 結びの挨拶 → 署名」の順にする。 - 断る結論は曖昧にせず、引き受けられないことを明確に伝える。「検討します」「状況次第で」のように期待を持たせる表現は使わない。 - 断りの前にクッション表現を一つ添えて印象を和らげる。ただし謝罪やクッション表現の重ねすぎは避ける。 - 断る理由は入力された内容だけを使い、書かれていない事情を補わない。 - 代替案が「なし」の場合、実現できない案や根拠のない約束は書かない。 - 敬語は丁寧語・尊敬語・謙譲語を正しく使い、二重敬語にしない。 - 全体で250〜400字程度にまとめる。 - 件名は「Re:」で始め、用件がわかる簡潔なものにする。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：Re: 販促キャンペーン用資材の追加制作について

丸山商事株式会社
営業部 佐藤一郎様

平素より大変お世話になっております。
青葉物産株式会社 営業部の田中です。

このたびは、2025年8月開始の販促キャンペーン用資材（チラシ500部・ポスター50部）の追加制作をご依頼いただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、今回のご依頼はお引き受けいたしかねます。同時期に社内の大型案件が重なっており、8月までに制作体制を確保できないためです。

なお、9月以降であれば制作体制が整う見込みですので、時期をずらしてのご依頼には対応可能です。ご希望の場合は、改めてご相談いただけますと幸いです。

ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともお力添えできる機会がございましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

青葉物産株式会社
営業部　田中太郎

使い方のコツ

  1. 01「代替案」に「なし」と入れると、無理な提案を省いた文面になります。今後の依頼も受ける予定がない場合は「今後の関係への一言は省いてください」と条件に追加してみてください。
  2. 02相手との距離感に合わせたいときは、条件に「長年の取引先なのでやや親しみのある敬語で」「初めての相手なのでかしこまった表現で」などと追加すると文体が変わります。
  3. 03出力された文面をそのまま送る前に、断る理由や代替案が事実と合っているか、社内の承認が必要でないかを確認してください。
  4. 04文面が硬すぎる・柔らかすぎると感じたら「もう少しやわらかい表現にしてください」「もう少し簡潔にしてください」と追加で頼むと調整できます。
  5. 05社名・製品名など社外に出せない情報は伏せた状態で入力し、出力後に自分で差し替えると安全です。

よくある質問

Q.依頼を断るメールでは、お礼・結論・理由をどの順番で書けばよいですか？
A.まず依頼へのお礼を伝え、次に引き受けられないという結論を明確に置き、その後に理由を簡潔に添えます。結論を先に示すことで、相手が要点をすぐ把握できます。
Q.断る理由はどこまで詳しく書くべきですか？
A.相手に伝えてよいと判断した事実だけを簡潔に書けば十分です。理由を長く書きすぎると言い訳に見えることがあるため、1〜2文にまとめるのが目安です。
Q.代替案がなく、今後の依頼も受ける可能性がない場合はどう書けばよいですか？
A.無理に代替案や「次の機会に」という表現を入れる必要はありません。代替案欄に「なし」と入力し、条件に「今後の関係への一言は省いてください」と追加すれば、余計な期待を持たせない文面になります。
Q.AIで作った断りメールをそのまま送っても大丈夫ですか？
A.送信前に、断る範囲や理由が事実と合っているか、代替案が本当に実行できるかを必ず確認してください。社内承認が必要な場合はそれも済ませます。社名や機密情報を入力した場合は、取り扱いにも注意が必要です。