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プロンプト手帖

01メール返信を考える

見積書送付への返信メールをChatGPTで作るプロンプト

取引先から届いた見積書の受領確認メールを作るプロンプトです。宛先、案件名、現在の対応状況、回答予定日を入れると、検討中・発注・見送りに応じた件名と本文が返ってきます。入力にない情報は足しません。

こんな時に

総務課の課長として、取引先から事務所の複合機の見積書がメールで届いた。社内の検討には数日かかりそうだが、相手に不達や見落としの心配をさせたくない。まず受領と回答の目安だけでも、今日のうちに伝えたい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

空欄を埋める

プロンプト

すべて入力済み
# 役割 あなたは取引先とのメールに慣れた、日本企業の事務担当です。見積書を受け取った側として、受領確認の返信メールを書いてください。 # 状況 - 送り先：株式会社青葉工業 営業部 山口様 - 差出人：株式会社ミナト商事 総務課 佐々木 - 見積もりの対象・案件名：事務所複合機の入れ替え - 現在の対応状況：社内で検討中。まだ発注は決まっていない - 回答予定日：5月20日 - 補足：価格や条件の相談は書かない。発注書は添付しない # 条件 - 冒頭で、見積書を確かに受け取ったことと、作成してもらったことへの感謝を書く。作成の早さや内容を褒める言葉（「迅速に」など）は付けない。 - 現在の対応状況をそのまま簡潔に伝える。検討中の場合は、回答予定日までに改めて連絡すると明記する。回答予定日が不要な対応状況なら書かない。 - 発注する旨を書いてよいのは、対応状況に発注と明記されている場合だけにする。発注書を添付するなら、その旨も書く。 - 見送る場合は、謝意を丁寧に伝える。補足に理由があれば添え、今後も良い関係を続けたい気持ちを書く。 - 上の状況に書かれていない事実は足さない。曜日、電話番号、メールアドレス、住所、URL、金額、納期、見積書の中身は、書かれていなければ書かない。日付は入力されたとおりに書き、曜日は付けない。 - 署名は差出人の会社名・部署・名前だけにする。連絡先は補足にある場合だけ付ける。 - 対応状況に書かれていないこと、特に発注・購入・契約の確定と受け取られる表現は書かない。 - 敬語は丁寧なビジネス敬語にする。「お受け取りいたしました」のような二重敬語は避け、「受領いたしました」などを使う。 # 出力の形 - 1行目に件名を書く。受領確認であることと案件名がひと目で分かるものにする。 - 続けて、宛名から署名までの本文を書く。本文は300字前後にする。 - メール以外の説明や注釈は付けない。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：事務所複合機の入れ替えのお見積書受領のご連絡

株式会社青葉工業
営業部　山口様

いつもお世話になっております。
株式会社ミナト商事 総務課の佐々木です。

事務所複合機の入れ替えのお見積書を確かに受領いたしました。ご作成いただき、誠にありがとうございます。

現在、社内にて検討しております。検討のうえ、5月20日までに改めてご連絡申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社ミナト商事
総務課　佐々木

使い方のコツ

  1. 01「現在の対応状況」は、検討中か、発注するか、見送るかが一読で分かるように書くと、狙いどおりの文面になります。
  2. 02発注する場合は、状況欄に「発注することが決まった」と書き、補足に「発注書を添付する」と入れます。
  3. 03見送る場合は、補足に理由を一言添えます。理由を伝えたくないときは「理由は書かない」と入れてください。
  4. 04署名に電話番号やメールアドレスを入れたいときは、補足に実際の番号やアドレスを書いて「署名に入れる」と頼みます。入力していない連絡先は、AIが書かない設定にしてあります。
  5. 05出てきたメールは送る前に必ず読み、入力していない情報が入っていないか、発注や契約が決まったと受け取れる表現がないかを確認します。文面が硬いと感じたら、「もう少しやわらかく」と続けて頼むと直してもらえます。

よくある質問

Q.見積書を受け取った際、発注の可否が決まる前でも返信を入れるべきですか？
A.入れたほうがよいです。返信をしないまま社内で検討を続けると、相手に不達や見落としの心配をさせてしまいます。検討中であることと回答予定日を伝えておくと、相手も見通しを持てます。
Q.見積書への受領返信は、受け取ってからどのくらいの時間内に送るのが適切ですか？
A.具体的な時間の目安はお伝えできません。ただ、検討に日数がかかる場合でも、結論を待たずに受領だけ先に伝えるのが基本です。
Q.見積もりを辞退する場合でも、受領の連絡やお礼は送る必要がありますか？
A.送ったほうがよいです。見送る場合も、見積書を作成してもらったことへの謝意を丁寧に伝えます。可能であれば理由を添えると、今後の関係にも配慮した返信になります。