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プロンプト手帖

01メール下書きを作る

初回商談のお礼メールをChatGPTで作るプロンプト

初回商談の当日に送るお礼メールをAIで作るプロンプトです。相手の課題の言葉、合意事項と未決事項、担当者と期日、次回の候補日時を入れると、件名つきの本文がそのまま返ります。

こんな時に

法人営業の担当として、今日初めて取引先の部長と商談をした。相手の記憶が新しいうちに、話に出た課題と決まったことを整理したお礼メールを、今日中に送らなければならない。次の打ち合わせの候補日と、お互いの宿題の期日も入れたい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたは法人営業の経験が豊富な、ビジネスメールの書き手です。初回商談の当日中に送るお礼メールを作ってください。 # 状況 - 宛先：株式会社みどり物流 総務部長 田中美咲様 - 差出人：あおば情報システム株式会社 営業部 佐藤健 - 商談の日と用件：10月15日、勤怠管理システムの刷新についての初回商談 - 相手が実際に話した課題の言葉：「月末の勤怠集計に毎回3日かかり、締め日前後は他の業務が止まってしまう」 - 合意事項と未決事項： 合意： ・まず本社の50名を対象に、試験導入を検討する 未決： ・各拠点の勤務ルールに対応できるか（当社で確認中） - 次回までの対応、次回の候補日時、添付資料： ・当社（佐藤）：見積書の初案を10月22日までに送付 ・貴社（田中様）：現在の勤怠ルールの資料を10月22日までに共有 ・次回打ち合わせの候補：10月25日14時、10月28日10時 ・添付資料：サービス概要資料（機能一覧と導入の流れをまとめたもの） # 条件 - 状況に書かれていない約束、数字、社内の推測は入れない。本文で情報が足りない箇所は【要確認】と書く。 - 署名は差出人欄の会社名、部署、氏名だけにする。電話番号やメールアドレスなど書かれていない項目は載せず、署名に【要確認】も入れない。 - 件名に商談日、用件、自社名、氏名を入れる。 - 冒頭で時間をいただいたお礼を述べ、相手の課題の言葉を引用して受け止めたことを示す。言い換えて一般化しない。 - 合意事項と未決事項は見出しを分けて箇条書きにする。未決事項を決まったことのように書かない。 - 自社側と相手側の担当者と期日を分けて書く。次回の打ち合わせは候補日時をそのまま示し、都合を尋ねる。 - 添付資料があれば、資料名と内容の概要を本文で触れる。 - 「取り急ぎお礼まで」という表現は使わない。 - 敬語は丁寧で誠実な程度にし、二重敬語を避ける。 - 本文は宛名から署名までで450〜600字にする。足りない場合は、課題への受け止めや次回に向けた一言を足し、事実は足さない。 # 出力の形 件名を1行、空行、続けて宛名から署名までの本文、の順に出力してください。前置き、説明、コードフェンス、字数の報告は付けないでください。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：【10月15日】勤怠管理システム刷新の初回商談のお礼｜あおば情報システム株式会社 佐藤健

株式会社みどり物流
総務部長　田中美咲様

本日はご多用のところ、勤怠管理システムの刷新についてお時間をいただき、誠にありがとうございました。

「月末の勤怠集計に毎回3日かかり、締め日前後は他の業務が止まってしまう」とのお話を伺い、月末の集計にかかる時間と業務への影響について、あらためて受け止めました。本日のご相談を踏まえ、試験導入に向けた検討を進めてまいります。

【合意事項】
・まず本社の50名を対象に、試験導入を検討する

【未決事項】
・各拠点の勤務ルールに対応できるかは、当社にて確認中です。

【次回までの対応】
・当社（佐藤）：見積書の初案を10月22日までに送付いたします。
・貴社（田中様）：現在の勤怠ルールの資料を10月22日までに共有いただく予定です。

次回のお打ち合わせ候補は、10月25日14時、または10月28日10時です。ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

サービス概要資料を添付いたしました。機能一覧と導入の流れをまとめておりますので、ご確認いただけますと幸いです。勤務ルールへの対応可否も確認のうえ、次回のお打ち合わせでご案内いたします。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

あおば情報システム株式会社
営業部
佐藤健

使い方のコツ

  1. 01「課題の言葉」には、商談メモにある相手の発言をそのまま貼ります。要約せず、相手が口にした表現を残すほど、話を聞いていたことが伝わります。
  2. 02商談メモを丸ごと貼らず、「合意したこと」と「まだ決まっていないこと」に分けてから入力欄に書きます。分けないと、未確定の話が決定事項として書かれることがあります。
  3. 03担当者と期日は「誰が・何を・いつまでに」の形で一行ずつ書きます。自社側と相手側を別の行にすると、本文でも分けて書かれます。
  4. 04署名には、差出人欄に書いた会社名・部署・氏名だけが入ります。電話番号やメールアドレスを載せたい場合は、差出人欄に書き足すか、送信するメールソフトの署名機能に任せます。
  5. 05返ってきた文章に【要確認】があれば、自分で事実を確かめて入力欄に足し、もう一度実行します。仕上げには「もう少し短くして」「件名を3案出して」などの追加依頼が使えます。

よくある質問

Q.初回商談後のお礼メールは、どの時間帯までに送信するのが望ましいですか？
A.相手の記憶が新しい当日中の送信が望ましいです。翌営業日の午後以降まで遅れると、相手への優先度が低いとみなされる原因になります。
Q.商談メモや録音データをそのままAIに入力してお礼メールを作っても問題ありませんか？
A.メモを選ばずに入力すると、合意していない約束や社内の推測が確定事実として文章になる恐れがあります。合意事項と未決事項に分けて整理してから入力欄に書いてください。
Q.相手側の社内検討をスムーズに進めるには、どのような形で次回アクションを提示すべきですか？
A.自社側と相手側それぞれの担当者と期日を示し、次回の打ち合わせは具体的な日程候補を挙げます。決定事項と未決事項を箇条書きで分けておくと、相手が社内で共有しやすくなります。