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プロンプト手帖

01メール下書きを作る

社内研修の案内メールをChatGPTで作るプロンプト

件名の対応要否、研修の日時や場所、参加メリット、欠席時の連絡、返信期限を入力するだけで、そのまま送れる全社員向けの社内研修の案内メールをAIが下書きするプロンプトです。入力にない情報は書かない設定です。

こんな時に

総務課の担当者として、来月の全社員向け研修を案内するメールを書くことになった。以前は本文が長くなり、出欠の返信が集まらず、個別に催促する手間がかかった。今回は要点だけが伝わる案内を、今日中に配信できる形にしたい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

空欄を埋める

プロンプト

すべて入力済み
あなたは社内向けの連絡文に慣れた総務担当者です。次の情報をもとに、社内研修の案内メールを作成してください。 # 状況 - 宛名:営業部・管理部・製造部の全社員 各位 - 対応要否(件名の冒頭に入れる):不参加者のみ返信 - 研修概要:研修名：情報セキュリティ基礎研修、日時：2025年11月12日(水)14:00〜16:00、場所：本社5階 会議室A、オンライン配信URL：https://example.com/training/security、講師：情報システム部 山口 優子、持ち物：筆記用具 - 参加メリット・目的:メールの誤送信や不審メールへの対応を学び、日々の業務で迷わず判断できるようになる - 参加条件・欠席時の対応:全社員が原則参加。やむを得ず欠席する場合は、理由を添えて総務部に連絡する。後日、録画を視聴できる - 申込期日・返信方法:欠席する場合のみ、2025年11月5日(水)17時までに、このメールへ返信する # 条件 - 件名を1つ付け、冒頭に【不参加者のみ返信】を入れる。 - 書き出しは宛名のあと「お疲れ様です。」とし、「ご苦労様です」は使わない。宛名に複数の部署や役職がある場合は、入力された順序のまま「各位」を付ける。 - 敬語は丁寧語を基本とし、二重敬語は避ける。 - 日時、場所、配信URL、講師、持ち物などは箇条書きにし、入力された項目をすべて載せる。 - 入力にない情報は書かない。配信URLや持ち物が未入力なら、その項目ごと省く。「追ってご連絡します」など、入力にない予定や約束も加えない。 - 「(URLを記載)」のような未記入の空欄を本文に残さない。 - 日付は西暦で統一し、和暦を混ぜない。 - 参加メリットは、日常業務にどう役立つかが分かる表現で1〜2文にまとめる。 - 参加が必須か任意か、欠席時の連絡方法を明記する。 - 返信の方法と期日を、本文の最後に書く。 - 本文は挨拶と署名を除き400字以内。署名は「総務部」とする。 # 出力の形 そのまま送れる件名と本文だけを出力する。入力が足りず省いた項目があれば、本文のあとに「確認事項:」として1行で知らせる。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：【不参加者のみ返信】情報セキュリティ基礎研修のご案内

営業部・管理部・製造部の全社員 各位

お疲れ様です。

情報セキュリティ基礎研修を実施します。全社員が原則参加となりますので、ご参加ください。

研修では、メールの誤送信や不審メールへの対応を学び、日々の業務で迷わず判断できるようになることを目指します。

  • 研修名：情報セキュリティ基礎研修
  • 日時：2025年11月12日（水）14:00〜16:00
  • 場所：本社5階 会議室A
  • オンライン配信URL：https://example.com/training/security
  • 講師：情報システム部 山口 優子
  • 持ち物：筆記用具

やむを得ず欠席する場合は、理由を添えて総務部にご連絡ください。後日、録画を視聴できます。

欠席する場合のみ、2025年11月5日（水）17時までに、このメールへ返信してください。

総務部

使い方のコツ

  1. 01「研修概要」には、日時、場所、配信URL、講師、持ち物を1つの欄にまとめて書くと、AIが箇条書きにしやすくなります。
  2. 02オンライン配信がある場合は、URLも「研修概要」に入れてください。未入力のときは本文から省かれ、本文のあとに確認事項として知らされます。
  3. 03「対応要否」は短い言葉にします。「要返信」「不参加者のみ返信」のように、受信者が何をすればよいか分かる表現にすると、件名で伝わります。
  4. 04返信期限は開催日の直前にせず、人数の確定や準備に間に合う日を決めて入力してください。
  5. 05出てきた文面が長いと感じたら、「本文をあと100字短くして」と頼むと、要点を残したまま縮められます。

よくある質問

Q.全員参加の研修の場合、出欠の返信は全員からもらう必要がありますか?
A.必ずしも全員とは限りません。全員参加の研修なら、欠席する人だけに返信してもらう方法もあります。その場合は件名の冒頭に【不参加者のみ返信】と書き、本文でも参加が原則必須であることを明記すると、受信者が迷いません。
Q.出欠の返答期限は開催日の何日前を目安に設定すべきですか?
A.何日前とは一律に言えませんが、実施日の直前に設定するのは避けてください。参加人数の確定や運営の準備に間に合うよう、余裕を持った日を決めて「申込期日・返信方法」の欄に入力します。