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プロンプト手帖

01メール下書きを作る

納期調整の依頼メールをChatGPTで作るプロンプト

取引先に納期の延期や日程変更を相談するメールを作るプロンプトです。商品名や発注番号、希望納期、理由、対応状況を入れると、お詫びと相談の形でまとまった件名と本文が返ります。

こんな時に

営業担当のあなたは、仕入先の部品入荷が遅れ、取引先に約束した納品日に間に合わなくなりました。取引先は受け入れの段取りを組んでいるため、できるだけ早く連絡する必要があります。今日中に、お詫びと新しい納期の相談を一通のメールで伝えなければなりません。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたは取引先とのやり取りに慣れたビジネスメールの書き手です。次の状況をもとに、納期の調整をお願いするメールを作成してください。 # 状況 - 宛先：株式会社青葉機器 購買課 村田様 - 差出人：東山製作所 営業部 佐藤 - 対象の案件（商品名・発注番号・当初の納期）：制御基板 CB-210 300枚（発注番号 PO-20417、当初納期 6月14日） - 変更後の希望納期：6月28日 - 調整が必要になった理由：仕入先からの部品の入荷が約10日遅れたため - 現在の対応状況・代替案：入荷済みの部品から組み立てを進めており、6月20日に150枚、6月28日に残り150枚の分割納品を相談したい # 条件 - 件名を付ける。件名には「納期調整のお願い」と、案件が分かる語（発注番号など）を入れる。 - 挨拶の直後に、納期調整のご相談であることを述べる。 - 商品名・発注番号・当初の納期を本文の早い位置に書き、相手がすぐ案件を把握できるようにする。 - 希望納期は具体的な日付で示す。ただし決定事項としては扱わず、「ご検討いただけないでしょうか」のような相談の表現にする。 - 理由は2文以内で端的に書く。経緯を並べて言い訳に見えないようにする。 - 約束の納期に間に合わないことへのお詫びを述べ、再発防止に努める姿勢を一文で添える。具体的な対策は書かない。 - 相手に示す対応状況と代替案は、「現在の対応状況・代替案」に書かれた内容だけを使う。一括納品など、書かれていない案を新しく作って加えない。 - 最後に相手へ確認したい点は、希望納期と、状況に書かれた案の可否に絞る。 - 丁寧なビジネス敬語で書き、二重敬語は避ける。 - 本文は300字前後にまとめる。 - 状況にない日付・数量・金額・対応策は書かない。 # 出力の形 件名、本文の順に出力してください。本文のあとに、送信前の確認点を1〜2点、箇条書きで添えてください。確認点は、入力した日付・数量・発注番号が本文と合っているかに限ります。電話の併用など、状況に書かれていない対応は勧めないでください。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：納期調整のお願い（発注番号 PO-20417）

株式会社青葉機器
購買課　村田様

いつもお世話になっております。
東山製作所 営業部の佐藤です。納期調整についてご相談があり、ご連絡いたしました。

制御基板 CB-210 300枚（発注番号 PO-20417、当初納期6月14日）の件です。仕入先からの部品の入荷が約10日遅れたため、当初の納期に間に合わない状況です。お約束の納期に間に合わず、誠に申し訳ございません。今後は再発防止に努めてまいります。

現在、入荷済みの部品から組み立てを進めております。6月20日に150枚、6月28日に残り150枚を納品する分割案と、希望納期を6月28日とすることについて、ご検討いただけないでしょうか。希望納期および分割納品の可否をご確認いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

  • 発注番号 PO-20417、数量300枚に誤りがないかご確認ください。
  • 記載の日付（6月14日、6月20日、6月28日）をご確認ください。

使い方のコツ

  1. 01「理由」の欄には事実を一、二文で書きます。経緯が長いときは、先に自分で短くまとめてから入れると、言い訳めいた文面を避けられます。
  2. 02納品日がまだ確定していないときは、「現在の対応状況・代替案」の欄に、現時点の見込みと次に連絡する時期を書きます。
  3. 03代替案を変えたいときは、AIに考えさせず、自分で決めた案を「現在の対応状況・代替案」の欄に書き換えて、もう一度実行します。
  4. 04取引が長い相手には、条件に「冒頭の挨拶は少し柔らかくする」と一行足すと、文面の硬さを調整できます。
  5. 05返ってきた文面が長いときは、「本文を200字前後に短くして」と続けて頼みます。

よくある質問

Q.自社のミスで納期が遅れる場合、理由はどこまで詳しく書くべきですか？
A.端的に書くのが基本です。長々と経緯を並べると言い訳のように見えます。入力欄には事実を一、二文だけ入れ、お詫びと対応状況に文面を割いてください。
Q.正確な納品日がまだ決まっていないときは、どう相談すればよいですか？
A.確定を待って連絡を先延ばしにせず、分かっている状況を先に伝えます。「現在の対応状況・代替案」の欄に、進み具合や現時点の見込みを書いてください。
Q.事前に決めていない希望日を伝えるとき、失礼にならない書き方はありますか？
A.決定事項として書かず、相談の形にします。このプロンプトは、希望納期を具体的な日付で示しながら「ご検討いただけないでしょうか」のような表現にするよう指定しています。