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プロンプト手帖

01メール下書きを作る

見積書を送付するメールをChatGPTで作るプロンプト

取引先に見積書をPDFで送るメールの下書きをAIに作らせるプロンプトです。案件名、添付書類、有効期限、確認済みの商談条件、連絡先を入れると、件名つきで失礼のない文面が返ります。

こんな時に

商談を終えた翌日、営業担当のあなたは、取引先に複数の提案プランと製品カタログを添えて見積書を送ることになった。上司からは「今日の夕方までに送って」と言われている。失礼がなく、内容がひと目で伝わるメールの下書きを手早く用意したい。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

空欄を埋める

プロンプト

すべて入力済み
あなたは法人営業の経験が豊富なビジネスメールの書き手です。取引先に見積書を送るメールの下書きを作ってください。 # 状況 - 宛先：株式会社青葉製作所 購買部 山口様 - 案件名：本社工場の空調設備更新工事 - 添付書類：見積書（PDF）1部、プランA・Bの比較表（PDF）1部、製品カタログ（PDF）1部 - 見積の有効期限：見積書の発行日から30日間 - プランの概要と確認済みの条件：プランA（標準機種4台、導入費用を抑えた構成）税抜480万円。プランB（高効率機種6台、遠隔監視付き）税抜620万円。納期は発注から6週間。支払条件は月末締め翌月末払い - 差出人と連絡先：株式会社ミナト設備 営業部 田村一郎 電話03-0000-1234 tamura@example.com # 条件 - 件名は、案件名と自社名が分かる形にする。 - 見積書をPDFで添付している旨と、添付書類の内訳を箇条書きで書く。 - 各プランは、「プランの概要と確認済みの条件」にある仕様や特長を使い、1行ずつ紹介する。概要がないプランは省く。 - 見積の有効期限を本文に明記する。期限が空欄の場合は本文に書かず、最後の確認事項に入れる。 - 金額、数量、納期、支払条件は、「プランの概要と確認済みの条件」にあるものだけを使う。計算や価格の判断、不足している条件の推測はしない。書かれていない項目は省き、［要確認］のような仮の表記は本文に残さない。 - 添付ファイルが開けない場合の連絡先と、内容への質問の窓口を案内する。 - 紙の原本の送付や押印が必要かどうか、相手の社内ルールを確認する一文を入れる。 - 敬語は丁寧語と謙譲語を基本にし、二重敬語は避ける。本文は宛名と署名を除いて350字前後とし、400字を超えない。 # 出力の形 件名、宛名、本文、署名の順で、そのまま送れるメール形式にしてください。最後に「送信前の確認」として、省いた項目と確認すべき点を2点以内で短く添えてください。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：【本社工場の空調設備更新工事】お見積書送付の件（株式会社ミナト設備）

株式会社青葉製作所
購買部　山口様

いつもお世話になっております。株式会社ミナト設備の田村です。

本社工場の空調設備更新工事のお見積書を、PDFにてお送りいたします。添付書類は以下の3点です。

・見積書（PDF）1部
・プランA・Bの比較表（PDF）1部
・製品カタログ（PDF）1部

各プランの概要は以下のとおりです。
・プランA：標準機種4台、導入費用を抑えた構成／税抜480万円
・プランB：高効率機種6台、遠隔監視付き／税抜620万円

納期は発注から6週間、支払条件は月末締め翌月末払いです。見積の有効期限は、見積書の発行日から30日間です。

添付ファイルが開けない場合や内容についてのご質問は、下記までご連絡ください。また、紙の原本の送付や押印が必要か、貴社の社内ルールをご教示いただけますと幸いです。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社ミナト設備
営業部　田村一郎
電話：03-0000-1234
メール：tamura@example.com

送信前の確認
・省略項目：条件の記載がない項目は本文に含めていません。
・確認事項：見積書PDFに発行日が記載されていること。

使い方のコツ

  1. 01「見積の有効期限」の初期値は例です。使う前に、見積書に書いた期限へ書き換えてください。期限がまだ決まっていなければ空欄にすると、本文には書かれず、最後の確認事項に挙がります。
  2. 02「プランの概要と確認済みの条件」には、相手と合意した金額や納期と、プランごとの仕様・特長だけを書きます。AIに計算や価格の判断をさせないことが、誤送信を防ぐいちばんの近道です。
  3. 03プランの特長を書かなかった場合、AIはそのプランの紹介を省きます。比較しやすい文面にしたいときは、プランごとに一言ずつ書き足してください。
  4. 04入力欄に過去のメールを貼る場合は、宛先名、日付、添付ファイル名が今回の案件と合っているかを見直してください。流用による古い情報の残りは起きやすいミスです。
  5. 05答えを受け取ったら「本文をもう少し短くして」「もっと丁寧な言い回しにして」と続けて頼むと、手直しの手間が減ります。返信がないときのフォロー用メールも同じ流れで頼めます。送る時期は相手の状況や有効期限を見て、自分で決めて伝えてください。

よくある質問

Q.見積書をPDFで送る場合、電子印鑑や押印は省略してもよいですか？
A.取引先によって社内ルールが違うため、一概には言えません。このプロンプトは、押印や紙の原本が必要かを相手に確認する一文を入れる条件にしてあります。自社の規定も合わせて確認してください。
Q.メールとは別に、紙の見積書の原本を郵送する必要はありますか？
A.取引先が紙の原本を求めているかどうかで変わります。確認しないまま送ると、あとで再提出の手間が生じることがあります。メール内で先に確認しておくと安心です。
Q.送信後に取引先から返信がない場合は、どうすればよいですか？
A.そのままにせず、不着や見落としがないかを早めに確認してください。待つ日数は相手の状況や見積の有効期限に合わせて決めます。フォロー用のメールもAIに下書きを頼めます。