ビジネスメールの敬語をChatGPTで添削するプロンプト

1. 修正点の一覧

• 「田中様がおっしゃられていた」→「田中様がおっしゃっていた」：尊敬語「おっしゃる」に「られる」を重ねず、自然な表現にします。
• 「部品の入荷が遅れておりますため」→「部品の入荷が遅れているため」：丁寧さを保ちながら、簡潔にします。
• 「お送りするのが来週月曜日になってしまいそうです」→「お送りするのは来週月曜日となる見込みです」：遅れの見込みを自然に伝えます。
• 「私が拝見させていただきました」→「拝見しました」：「拝見する」だけで敬意が表せるため、簡潔にします。
• 「大変申し訳ございませんが」→「お待たせしてしまい、誠に申し訳ございません」：遅れへのお詫びが伝わる表現にします。
• 「ご了承いただけますようお願い申し上げます」→「ご了承くださいますようお願いいたします」：意味を保ちつつ、堅すぎない表現にします。
• 「取り急ぎ、ご連絡まで」→「まずは、見積書の送付時期についてご連絡いたします」：文として整え、連絡内容を明確にします。

2. 添削後のメール全文

青葉商事
購買部
田中課長

いつもお世話になっております。山中工業の佐藤です。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

田中様がおっしゃっていた見積書につきまして、部品の入荷が遅れているため、お送りするのは来週月曜日となる見込みです。お待たせしてしまい、誠に申し訳ございません。

また、いただいた資料を拝見しましたが、内容に変更はございません。恐れ入りますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

まずは、見積書の送付時期についてご連絡いたします。

3. 確認してほしい点
   「内容に変更はございません」が、いただいた資料の内容を指すのか、見積書の内容を指すのかが文面からは判断できません。意図した対象をご確認ください。

ビジネスメールの校正者として、添削結果をお届けします。

1. 修正点の一覧

• 田中課長 → 課長　田中様：社外の方に対する宛名は「役職＋お名前＋様」とするのが一般的なマナーであるため。
• 田中様がおっしゃられていた → 先日お話しに出ておりました（または、ご依頼いただきました）：「おっしゃる」＋「〜られる」の二重敬語を解消し、自然な表現にするため。
• お送りするのが来週月曜日になってしまいそうです → お送りできるのが来週月曜日となってしまいます：口語的な表現を整えつつ、事実とお詫びのニュアンスをより誠実に伝えるため。
• 拝見させていただきましたが → 拝見いたしましたが：「拝見する」と「〜させていただく」の敬語の重複を解消し、すっきりさせるため。また「私が」は文脈上明らかなため省略。
• 取り急ぎ、ご連絡まで。 → 取り急ぎ、現状のご報告とお詫びを申し上げます。：「〜まで。」で文を途切らせる結びは、親しい間柄でも雑な印象を与えやすいため。

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2. 添削後のメール全文

青葉商事 購買部
課長　田中様

いつも大変お世話になっております。山中工業の佐藤です。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

先日お話しに出ておりましたお見積書の件ですが、部品の入荷が遅れておりますため、お送りできるのが来週月曜日となってしまいます。お待たせしてしまい、大変申し訳ございません。

なお、事前にいただいた資料は拝見いたしましたが、記載内容に変更はございません。

ご迷惑をおかけして恐縮ですが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、現状のご報告とお詫びを申し上げます。

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3. 確認してほしい点

• 「内容に変更はございません」の意味合いについて
  「いただいた資料をもとに見積もりを作成しているが、資料内容（仕様・数量など）に変更は生じていない」という意味であれば添削後の文面で問題ありません。もし「前回のお見積り内容から金額等の変更はない」という意味であれば、「お見積内容に変更はございません」など主語を明確にする必要がありますので、ご確認ください。
• 「来週月曜日」の日付
  相手がスケジュールを把握しやすいよう、可能であれば「来週月曜日（〇月〇日）」と日付を添えることをおすすめします。