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プロンプト手帖

04文書作成下書きを作る

新システム導入の社内通知文をChatGPTで作るプロンプト

新システムの名称、利用開始日、導入の背景、社員の対応事項、問い合わせ先を入れるだけで、全社員向けの社内通知メールの下書きを件名つきで作れます。期限や窓口が抜けない、読みやすい通知文になります。

こんな時に

総務部の40代担当者が、勤怠管理システムの刷新にあたり、全社員へ切り替えの案内を出すことになった。来月1日から新システムの利用が始まるため、今週中に利用開始日と事前の作業をメールで知らせなければならない。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

空欄を埋める

プロンプト

すべて入力済み
あなたは総務部で社内向けの通知文を数多く書いてきた担当者です。次の情報をもとに、新システムの導入を全社員に知らせるメールの下書きを作ってください。 # 状況 - 新システム名と導入目的:勤怠管理システム「タイムノート」(勤怠管理の一本化) - 利用開始日:2025年4月1日 - 導入の背景と期待される効果:紙の申請書と手作業の集計が多く、月末の確認に時間がかかっていたため。打刻と申請を一つにまとめ、集計の手間と入力ミスを減らせる。 - 社員の対応事項と期日:・初回ログインとパスワードの設定(3月25日まで) ・旧システムで未承認の申請の処理(3月28日まで) - マニュアルの場所と説明会の日程:マニュアルは社内ポータルの「総務部」フォルダに掲載。事前説明会は3月18日14:00〜15:00にオンラインで開催。 - 問い合わせ窓口:総務部 システム担当 山田(内線123、soumu@example.com) # 条件 - 件名に新システム名と目的を入れ、開く前に内容が分かるようにする。 - 本文の冒頭で、導入するシステム名と利用開始日を先に伝える。 - 背景と期待される効果は、3文以内で具体的に書く。 - 社員の対応事項は箇条書きにし、各項目に期日を添える。 - 専門用語や曖昧な表現を避け、他部署の人にも伝わる言葉にする。 - 上の情報にない事実、日付、連絡先は足さない。足りない情報は「(要確認)」と書く。 - 敬語は丁寧語を基本とし、二重敬語は使わない。全体で600字程度にする。 # 出力の形 件名、本文の順に出力する。本文は見出しを付けず、結論、背景と効果、対応事項、マニュアルと説明会、問い合わせ先の順に段落を分ける。末尾の署名は「(送信者名)」とする。
AIで開く
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

件名：勤怠管理システム「タイムノート」導入のお知らせ（勤怠管理の一本化） 本文： 勤怠管理システム「タイムノート」を、2025年4月1日から利用開始します。打刻と申請を一つのシステムにまとめ、勤怠管理を一本化します。 これまでは紙の申請書や手作業での集計が多く、月末の確認に時間がかかっていました。今後は打刻と申請を一つにまとめることで、集計の手間と入力ミスを減らすことを目指します。 利用開始に向け、以下の対応を期日までにお願いします。 ・「タイムノート」に初回ログインし、パスワードを設定してください。期日：2025年3月25日 ・旧システムに未承認の申請がある場合は、処理してください。期日：2025年3月28日 操作マニュアルは、社内ポータルの「総務部」フォルダに掲載しています。事前説明会は、2025年3月18日14:00〜15:00にオンラインで開催します。 ご不明な点は、総務部 システム担当 山田までお問い合わせください。内線123、soumu@example.com (送信者名)

使い方のコツ

  1. 01「社員の対応事項」には、やることと期日をセットで書くと、通知文の箇条書きにそのまま反映されます。
  2. 02対象部署が限られる場合は、状況の欄に「対象:営業部と製造部の社員のみ」のように一行足すと、対象範囲が曖昧になりません。
  3. 03出てきた下書きに社内の実情と合わない表現があれば、「旧システムの呼び方を『旧勤怠表』に直して」のように具体的に頼んで直せます。
  4. 04(要確認)と表示された箇所は、事実を確かめて自分で書き換えてから送信してください。
  5. 05件名だけ別の案がほしいときは、「件名を5案出して。各30字以内で」と続けて頼むと選びやすくなります。

よくある質問

Q.メールを開いてすぐ要点を理解してもらうには、件名や冒頭をどうすればよいですか。
A.件名に新システム名と目的を入れると、内容と重要度が開く前に分かります。本文の冒頭には、システム名と利用開始日を先に書きます。このプロンプトはその二点を条件に入れてあります。
Q.社内通知と社内通達はどう使い分けますか。
A.社内通知は業務連絡として、システム導入のような実務上の案内を知らせる文書です。重要な方針を定める場合は社内通達が使われます。会社ごとに決まりがあるため、迷うときは自社の文書規程を確認してください。
Q.通知文を送る以外に、定着のために準備しておくことはありますか。
A.操作手順を記したマニュアルの掲載場所と、事前説明会や研修の案内を用意しておきます。不明点や不具合が出たときの問い合わせ先とサポート体制も決めておくと、現場の不安が減ります。このプロンプトの入力欄にも、これらを入れる場所があります。