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プロンプト手帖

05社内チャット返信を考える

社内チャットで返信が遅いときのお詫び文を作るプロンプト

社内チャットで返信が遅れたとき、お詫びと回答をまとめた短いメッセージをAIが作成します。相手との関係や遅れた理由、回答内容を入力するだけで、チャットにそのまま貼れる文面が手に入ります。

こんな時に

会議が続いて社内チャットを見る暇がなく、同僚や上司からの確認依頼への返信が数時間から翌日になってしまった。相手はまだ回答を待っている。すぐにお詫びと回答をセットで送りたいが、言い訳がましくならない書き方に迷っている。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

空欄を埋める

プロンプト

すべて入力済み
あなたはビジネスチャットの文面作成に慣れた日本企業の社員です。社内チャットで返信が遅れた場面にふさわしいお詫びメッセージを作成してください。 # 状況 - 相手：佐藤部長（直属の上司） - チャットの話題：来週の顧客訪問の日程確認 - 返信が遅れた理由：午後の会議が連続していてチャットを確認できなかった - 相手への回答または現在の対応状況：先方に確認中で、明日15時までに日程を共有いたします # 条件 - 冒頭で返信が遅れたことを短く詫び、どの話題への返信かがすぐ分かるようにしてください。 - 遅れた理由は1文で簡潔に述べ、言い訳が長くならないようにしてください。 - お詫びだけで終わらせず、相手が求めていた回答や現在の対応状況を続けて伝えてください。 - 回答に期限や次の対応がある場合は、いつまでに何をするかを具体的に書いてください。 - まだ最終回答が出せない場合は、確認した旨と回答できる見込みの日時を示してください。 - 結論から簡潔に書き、メールのような長い挨拶や前置きは不要です。チャットらしく「どうぞよろしくお願いいたします」のような定型の結びも省いてください。 - 「ご共有します」のような不自然な敬語は避け、「共有いたします」「お送りします」など正しい敬語を使ってください。 - 敬語は「丁寧語（です・ます）」に合わせてください。 - 全体で150字以内のチャットメッセージとして出力してください。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

佐藤部長、来週の顧客訪問の日程確認への返信が遅くなり、申し訳ありません。午後は会議が続き、チャットを確認できませんでした。現在先方に確認中です。明日15時までに日程を共有いたします。

使い方のコツ

  1. 01まだ回答が出せないときは、回答欄に「確認中。○日○時までに改めて連絡する」と書けば、中間報告の形で文面を作れます。
  2. 02出てきた文面が硬すぎる場合は「もう少しカジュアルに書き直して」と続けて頼んでみてください。
  3. 03グループチャットで特定の人に宛てる場合は、相手の名前欄に「田中さん（プロジェクトリーダー）宛て、グループチャット上で返信」と補足すると、宛先が伝わりやすい文面になります。
  4. 04条件に「次の対応の期限を目立つように書いて」と一文足すと、日時が埋もれにくい文面になります。

よくある質問

Q.まだ回答が出せないとき、どう先に返信すればよいですか？
A.まずメッセージを確認した旨を伝え、回答できる見込みの日時を添えて返信します。回答欄に「確認中。○日の○時までに回答します」と入力すれば、中間報告として使える文面が生成されます。
Q.返信が遅れた理由はどこまで説明するべきですか？
A.理由は「会議が続いていた」「外出していた」など1文にとどめるのが適切です。長々と事情を説明すると言い訳に見え、チャットでは要点が埋もれてしまいます。
Q.上司や先輩に送る場合、同僚への返信と何を変えればよいですか？
A.文体の欄を「敬語強め」に変えてください。同僚向けなら「丁寧語」や「ややカジュアル」にすると、関係性に合ったトーンの文面になります。
Q.グループチャットで返信が遅れたとき、誰に向けて謝ればよいですか？
A.依頼や質問を送ってくれた本人に宛てて詫びれば十分です。相手の名前欄に「○○さん」と書き、グループ上での返信であることを添えると、宛先が分かりやすい文面になります。