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プロンプト手帖

03報告・日報下書きを作る

プロジェクト進捗報告をAIで作るプロンプト

プロジェクト名・期間・実績データと課題を入力するだけで、経営幹部向けの進捗報告書の下書きを作成できます。計画と実績の数値比較、課題と対応策、依頼事項、次のアクションまで整理された5章構成で出力します。

こんな時に

プロジェクトマネージャーとして、来週の経営会議で担当プロジェクトの進捗を報告することになった。計画より一部遅れが出ており、課題と対応策もあわせて短時間で説明しなければならない。手元にはWBSや実績データがあるが、役員向けにどう整理すればよいか迷っている。

使ってみる

空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。

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プロンプト

すべて入力済み
あなたはプロジェクト管理に精通したビジネス文書の専門家です。以下の情報をもとに、経営幹部向けのプロジェクト進捗報告書の下書きを作成してください。 # 状況 - プロジェクト名と目的：次期基幹システム刷新プロジェクト（販売管理システムのリプレース） - 報告対象期間：2025年6月2日〜6月13日 - 進捗データ（計画と実績、マイルストーン、完了事項など）： 要件定義フェーズ 計画進捗80% → 実績65%。画面設計12画面中8画面完了。6/6のマイルストーン「要件凍結」は未達。外部連携仕様の確定が取引先・丸川商事との調整長期化により2週間遅延。 - 課題・リスクと対応状況： 課題1: 外部連携仕様の未確定 → 影響：設計工程が2週間後ろ倒し。対応策：丸川商事と6/18に仕様確認会議を設定済み（担当：鈴木）。リスク1: テスト要員の確保が未定 → 影響：7月のテスト開始が遅れる可能性。対応策：協力会社2社へ6/16までに見積依頼予定（担当：田中）。依頼事項：テスト要員の追加予算について承認をいただきたい。 # 条件 - 読み手は経営幹部です。冒頭にプロジェクトの目的・報告期間・全体ステータスをまとめ、忙しい読み手が30秒で全体像をつかめるようにしてください。 - 進捗は「順調」「問題なし」などの主観表現を避け、計画値と実績値を並べて進捗率やマイルストーンの達成状況を客観的に示してください。 - 計画との差がある場合は、差の大きさ・発生理由・影響範囲を簡潔に説明してください。 - 課題・リスクには、影響、対応策、担当者、期限をひとまとまりで整理してください。対応策のない課題の列挙だけにならないよう注意してください。 - 経営幹部に判断や支援を求める事項があれば「依頼事項」として明確に分けてください。 - 次の報告までの主要アクションと期限を末尾にまとめてください。 - 入力に含まれていない金額・期限・人名・指標は推測で補わず、該当箇所に「（未提示）」と明記してください。情報が不足しているまま断定的に書かないでください。 - 報告書全体を1,500字以内、丁寧語で簡潔にまとめてください。 - 構成は「1. 概要」「2. 進捗状況」「3. 課題・リスクと対応策」「4. 依頼事項」「5. 次のアクション」の5章立てにしてください。依頼事項がない場合は「該当なし」と記載してください。 - テキスト形式で、見出しと箇条書きを使って出力してください 以上の条件に沿って、報告書の下書きを出力してください。
ChatGPTClaude

ChatGPT・Claudeは文章が入った状態で開きます。Geminiは開くときにコピーされるので、貼り付けて送ってください。

実際の回答

「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。

2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。

  1. 概要
  • プロジェクト名・目的： 次期基幹システム刷新プロジェクト（販売管理システムのリプレース）
  • 報告期間： 2025年6月2日〜6月13日
  • 全体ステータス： 要件定義は計画80％に対し実績65％で、計画比15ポイント遅れています。6月6日の「要件凍結」は未達です。外部連携仕様の確定遅延により、設計工程への影響が見込まれます。
  1. 進捗状況
  • 要件定義： 計画80％／実績65％（差：マイナス15ポイント）
  • 画面設計： 12画面中8画面完了（完了率66.7％）
  • マイルストーン： 6月6日「要件凍結」は未達です。外部連携仕様の確定が取引先・丸川商事との調整長期化により2週間遅延しています。この遅延により、設計工程が2週間後ろ倒しとなります。
  1. 課題・リスクと対応策
  • 課題：外部連携仕様が未確定
    • 影響：設計工程が2週間後ろ倒しとなります。
    • 対応策：丸川商事との仕様確認会議を設定済みです。
    • 担当：鈴木／期限：2025年6月18日（仕様確認会議）
  • リスク：テスト要員の確保が未定
    • 影響：7月のテスト開始が遅れる可能性があります。
    • 対応策：協力会社2社へ見積依頼を行います。
    • 担当：田中／期限：2025年6月16日（見積依頼）
  1. 依頼事項
  • テスト要員の追加予算について承認をお願いいたします。必要額は（未提示）です。
  1. 次のアクション
  • 田中：協力会社2社へ見積依頼（2025年6月16日）
  • 鈴木：丸川商事との仕様確認会議を実施し、外部連携仕様を確認（2025年6月18日）
  • テスト要員の確保に向けた追加予算の承認（期限：未提示）
  • 次回報告日：（未提示）

使い方のコツ

  1. 01「進捗データ」欄にはWBSや週報から計画値と実績値をそのまま貼り付けると、転記ミスを防ぎやすくなります。
  2. 02出力後に「この報告書を、1スライド1メッセージのPowerPoint構成案に変換してください」と続けて頼むと、会議用スライドの骨子も作れます。
  3. 03課題が複数ある場合は、経営判断が必要なものを先に書くと、幹部が優先順位をつけやすくなります。
  4. 04報告対象者が特に重視する指標（コスト・納期・品質など）があれば、条件欄に「特にコスト面を重点的に報告してください」と一文追加してください。
  5. 05出力された下書きに対して「課題部分を表形式にしてください」「もっと簡潔に要点だけにしてください」など追加で依頼すると、体裁を調整できます。

よくある質問

Q.経営幹部向けの進捗報告には、最低限どの項目を入れればよいですか？
A.全体ステータス（計画どおりか遅延か）、計画と実績の数値比較、課題と対応策、次のアクションの4点が最低限必要です。このプロンプトでは5章構成でこれらを網羅しています。
Q.計画より遅れているとき、どう整理して伝えればよいですか？
A.遅延の大きさを数値で示し、発生理由と影響範囲を簡潔に書いた上で、対応策・担当者・期限をセットで添えてください。「回復を期待」のような曖昧な表現ではなく、具体的な行動計画を示すことが重要です。
Q.役員向けの報告資料は、どの程度まで詳細に書けばよいですか？
A.経営幹部には全体像と判断材料だけを簡潔に伝えます。個別タスクの細かい作業状況は省き、重要な遅延や課題に絞ってください。詳細データは別紙として添付する形が読みやすくなります。
Q.WBSと報告資料の内容がずれないようにするには？
A.進捗データ欄にWBSの数値をそのまま貼り付けて使うのが一番確実です。AIが整形してくれるので、元データを直接入力することで転記ミスを防げます。