社内チャットの催促を角が立たない文面にするプロンプト
社内チャットで送る進捗確認の下書きを、相手を責めず案件名と期限が伝わる文面に直すプロンプトです。案件名、相手との関係、急ぐ理由と締切、下書きを入れると、標準版と短い版が返ってきます。
こんな時に
他部署に頼んだ売上集計表がまだ届かず、金曜の会議の準備に使いたい。強く言えば後回しにされそうで、遠慮しすぎれば期限が伝わらない。木曜17時までに状況を知りたく、今日中にチャットを1通送りたい。
使ってみる
空欄を埋めるとプロンプトに反映されます。そのままコピーするか、AIを開いて送ってください。
プロンプト
すべて入力済み
あなたは社内コミュニケーションに詳しい文章の編集者です。私が書いた社内チャットの進捗確認を、相手に角を立てず、案件名と期限が伝わる文面に書き直してください。
# 状況
- 確認したい案件：10月分の売上集計表
- 相手との関係：他部署の同年代の担当者。普段のやり取りは少ない
- 急ぐ理由・締切：金曜10時のチーム会議で使うため、木曜17時までに状況を知りたい
# 私が書いた下書き
山本さん、お疲れ様です。先日お願いした10月分の売上集計表、まだでしょうか。大至急お願いします。
# 条件
- 「まだですか」のように結果を責める言い方は避け、念のための状況確認という姿勢にする。
- 「大至急」「至急」など威圧的な言葉は使わない。
- 急ぐ理由と締切を一文で添える。締切の日時は状況欄の表記のまま使い、言い換えない。
- 返信しやすいよう「進み具合や見込みだけでも教えていただけると助かります」という一言を入れる。短い版では「状況だけでも教えていただけると助かります」に縮めてよい。
- 依頼の言い方は「〜いただけますか」「〜いただけると助かります」のどちらかにする。「〜いただけますでしょうか」は使わない。
- 文全体を「です・ます」調で統一し、「教えてもらえれば」のような崩した言い方は混ぜない。二重敬語も使わない。
- 丁寧にしすぎて要望や期限があいまいにならないようにする。
- 相手が上司なら控えめに確認し、他部署なら急ぐ理由を丁寧に説明し、同僚や後輩なら手伝えることがあれば言ってほしいと添える。
- 元の依頼メッセージの引用かスレッド返信を前提に、冒頭に案件名を入れる。
- 下書きにない事実や約束は足さない。
- 挨拶は「お疲れ様です」程度にし、件名は付けない。
# 出力の形
前置きは書かず、次の順で出力してください。
1. 標準版（150字以内）
2. 短い版（70字以内。案件名と締切は省かない）
3. 直した点（2つ、1行ずつ）
字数は出力する前に数え、上限を超えていたら削ってから出してください。
最後に「送る前の確認：相手がすでに返信していないか、休暇や繁忙の時期ではないか」と1行添えてください。
実際の回答
「入力例」の内容で、実際にAIに送ったときの回答です。
2026年10月23日にGPT-6 Lunaで実行した回答です。
1. 標準版（150字以内）
お疲れ様です。10月分の売上集計表について、念のため状況を確認させてください。金曜10時のチーム会議で使うため、木曜17時までに進み具合や見込みだけでも教えていただけると助かります。
2. 短い版（70字以内）
お疲れ様です。10月分の売上集計表、金曜10時のチーム会議で使うため、木曜17時までに状況だけでも教えていただけると助かります。
3. 直した点
「まだでしょうか」を避け、念のための状況確認という表現にしました。
会議で使う理由と締切を明記し、返信しやすい一言を加えました。
送る前の確認：相手がすでに返信していないか、休暇や繁忙の時期ではないか
2026年10月23日にClaude Sonnet 5.5で実行した回答です。
1. 標準版
山本さん、お疲れ様です。10月分の売上集計表の件で、念のためご連絡しました。金曜10時のチーム会議で使うため、木曜17時までに状況を知りたいです。進み具合や見込みだけでも教えていただけると助かります。
2. 短い版
山本さん、お疲れ様です。10月分の売上集計表の件、金曜10時の会議で使うため、木曜17時までに状況だけでも教えていただけると助かります。
3. 直した点
- 「まだでしょうか」「大至急」をやめ、「念のためご連絡しました」にして、責める印象と圧を外しました。
- 他部署の方なので、会議で使うという理由と木曜17時の期限を一文で伝え、進み具合だけでも返せる一言を添えました。
送る前の確認：相手がすでに返信していないか、休暇や繁忙の時期ではないか
2026年10月23日にGemini 3.8 Flashで実行した回答です。
1. 標準版（150字以内）
【10月分の売上集計表】
山本さん、お疲れ様です。金曜10時のチーム会議で使うため、木曜17時までに状況を知りたくご連絡いたしました。進み具合や見込みだけでも教えていただけると助かります。
2. 短い版（70字以内）
【10月分の売上集計表】山本さん、お疲れ様です。木曜17時までに状況を知りたいため、状況だけでも教えていただけると助かります。
3. 直した点
・「まだでしょうか」「大至急」といった威圧的な催促を避け、会議で使う理由と「木曜17時」の締切を明確に伝えました。
・相手がすぐに返答できるよう、進捗の見込みだけでも共有してもらえればよい旨を添えて負担を軽減しました。
送る前の確認：相手がすでに返信していないか、休暇や繁忙の時期ではないか
使い方のコツ
- 01下書き欄には、整えようとせず思ったままの言葉を貼ってください。きつい言い方があるほど、直した点がはっきり分かります。
- 02急ぐ理由は「会議で使うため」のように用途まで書くと、相手が優先度を判断しやすい文面になります。
- 03返ってきた文面が硬いときは「もう少し話し言葉に近づけて」、弱いときは「期限をもう少しはっきり入れて」と追加で頼むと調整できます。
- 04実際に使うときは、相手の名前や社名、金額を「Aさん」「B社」のような伏せ字に置き換えてから貼ってください。
- 05短い版でも案件名と締切が入っているか、字数が収まっているかを送る前に確かめてください。文面が社内の事情や業務上の約束とずれていないかも読み直しましょう。
よくある質問
- Q.一度催促しても返答がない場合、2回目はどう送ればよいですか？
- A.下書き欄に1回目の催促文を貼り、「急ぐ理由・締切」の欄に「これは2回目の確認」と書き添えてください。業務への影響と、返信がない場合の次の対応を一言予告する条件を足すと、責める印象を抑えて再確認できます。
- Q.催促文をAIに作らせるとき、指示文にはどんな要素を入れればよいですか？
- A.案件名、相手との関係、急ぐ理由と締切、今の下書きの4点が基本です。威圧的な言葉を避けること、進捗だけでも共有してほしいと伝えること、文字数の上限を条件に入れると、そのまま使える文面になりやすくなります。
- Q.送信前に確認しておくことはありますか？
- A.相手がすでに返信していないか、休暇や繁忙の時期でないかを確認してください。AIの文面はそのまま送らず、案件名や期限が意図どおり伝わるか、業務上の約束や社内の事情とずれていないかを読み直してから送るのが安全です。
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